Đối soát doanh thu sàn thương mại điện tử cần bắt đầu từ đâu?
Đối soát doanh thu sàn thương mại điện tử là bước quan trọng trước khi kê khai thuế. Người bán cần tách doanh thu bán hàng khỏi số tiền thực nhận về ngân hàng.
Shopee và TikTok Shop thường khấu trừ nhiều khoản trước khi chuyển tiền. Vì vậy, số tiền về tài khoản không thể dùng trực tiếp làm doanh thu kê khai.
Vì sao doanh thu trên sàn thường lệch với tiền thực nhận?
Mỗi đơn hàng có thể phát sinh phí nền tảng, phí thanh toán hoặc phí quảng cáo. Một số chương trình giảm giá cũng làm thay đổi số tiền người bán nhận được.
Đơn hoàn trả và đơn hủy cũng tạo chênh lệch giữa báo cáo đơn và báo cáo thanh toán. Người bán cần kiểm tra từng nhóm dữ liệu trước khi cộng doanh thu tháng.
Các khoản thường xuất hiện trong báo cáo đối soát.
- Giá trị hàng hóa của đơn đã hoàn thành cần được theo dõi riêng.
- Khoản hoàn tiền cho khách cần đối chiếu với trạng thái đơn tương ứng.
- Phí sàn và phí thanh toán cần lưu chứng từ điện tử đầy đủ.
- Phí quảng cáo cần tách khỏi doanh thu bán hàng khi lập sổ.
- Tiền sàn chuyển về ngân hàng chỉ phản ánh dòng tiền thực nhận.
Doanh thu tính thuế từ năm 2026 được xác định thế nào?
Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu không chịu thuế được nâng lên 1 tỷ đồng mỗi năm. Mức này áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo quy định hiện hành.
Doanh thu năm được tổng hợp từ toàn bộ hoạt động kinh doanh của người bán. Giá trị hàng trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại không tính vào doanh thu.
Không lấy tiền về ngân hàng làm doanh thu.
Đây là lỗi đối soát phổ biến ở người bán Shopee và TikTok Shop. Tiền thực nhận thường đã bị trừ phí sàn, quảng cáo hoặc khoản điều chỉnh khác.
Doanh thu phải được xác định từ dữ liệu bán hàng và trạng thái giao dịch. Sau đó, người bán mới đối chiếu thanh toán để phát hiện chênh lệch.
Cách đối soát doanh thu Shopee và TikTok Shop theo từng bước
Một quy trình thống nhất giúp giảm sai lệch giữa sổ bán hàng và số liệu thuế. Người bán nên thực hiện theo tháng thay vì chờ đến cuối năm.
Bước 1: Xuất báo cáo đơn hàng.
Hãy xuất dữ liệu đơn hàng theo cùng một khoảng thời gian trên từng sàn. Báo cáo nên có mã đơn, ngày ghi nhận, trạng thái và giá trị hàng hóa.
Bước 2: Xuất báo cáo thanh toán và khấu trừ.
Người bán cần tải báo cáo thanh toán của Shopee và TikTok Shop. Báo cáo cho biết tiền hàng, phí sàn và số tiền chuyển thực tế.
Bước 3: Loại trừ đơn hủy và xử lý đơn hoàn.
Đơn bị hủy trước khi giao thành công không nên cộng như doanh thu hoàn tất. Với đơn hoàn, cần kiểm tra thời điểm hoàn tiền và giá trị hàng trả lại.
Bước 4: Đối chiếu phí sàn và phí quảng cáo.
Phí sàn không đồng nghĩa với khoản giảm trực tiếp doanh thu tính thuế. Cách xử lý còn phụ thuộc phương pháp tính thuế và chứng từ của người bán.
Bước 5: Khớp tiền về ngân hàng.
Sau khi xác định doanh thu, hãy đối chiếu từng khoản sàn chuyển về ngân hàng. Chênh lệch thường đến từ phí, hoàn tiền hoặc lịch thanh toán khác kỳ.
Bảng dữ liệu nên dùng khi đối soát doanh thu sàn thương mại điện tử
| Nhóm dữ liệu. | Mục đích đối soát. | Lưu ý khi kê khai. |
|---|---|---|
| Báo cáo đơn hàng. | Xác định đơn hoàn thành và giá trị bán hàng. | Phải kiểm tra đơn hủy và đơn hoàn. |
| Báo cáo thanh toán. | Kiểm tra tiền hàng và số tiền sàn chuyển. | Không dùng tiền thực nhận thay doanh thu. |
| Báo cáo phí. | Tách phí sàn, quảng cáo và dịch vụ khác. | Nên lưu hóa đơn và chứng từ liên quan. |
| Báo cáo hoàn tiền. | Xác định giá trị hàng bán bị trả lại. | Cần khớp đúng mã đơn và thời điểm. |
| Chứng từ thuế. | Kiểm tra số thuế sàn đã khấu trừ. | Dùng để tránh tính trùng nghĩa vụ thuế. |
Sàn đã khấu trừ thuế thì người bán còn phải làm gì?
Nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán có thể khấu trừ, khai và nộp thuế thay. Cơ chế này được thực hiện theo từng giao dịch thuộc phạm vi quy định.
Người bán vẫn cần theo dõi tổng doanh thu cả năm và số thuế đã khấu trừ. Khi quyết toán, số thuế sàn nộp thay được đối chiếu với nghĩa vụ thực tế.
Những sai sót dễ dẫn đến chênh lệch hoặc truy thu thuế
Sai sót lớn nhất là kê khai theo tiền ròng sàn chuyển về tài khoản. Cách làm này dễ bỏ sót phần phí đã khấu trừ trước khi thanh toán.
Một lỗi khác là cộng toàn bộ đơn tạo mới mà không loại đơn hủy. Người bán có thể tham khảo bài Bị truy thu thuế khi bán hàng trên sàn.
Đơn hoàn và đơn hủy cần xử lý ra sao khi đối soát?
Đơn hủy và hàng bán bị trả lại cần được nhận diện riêng trong bảng đối soát. Hai nhóm này không nên gộp chung với đơn hoàn thành đã ghi nhận doanh thu.
Đơn hoàn có thể phát sinh ở kỳ sau kỳ ghi nhận bán hàng. Có thể xem Doanh Thu Hoàn Đơn, Hủy Đơn Trên Sàn Có Tính Thuế Không? để hiểu rõ hơn.
Người bán online nên chọn mô hình kinh doanh nào?
Người bán nhỏ lẻ cần xem xét tính thường xuyên và quy mô hoạt động thực tế. Kinh doanh ổn định lâu dài thường cần mô hình đăng ký phù hợp hơn.
Hộ kinh doanh phù hợp với nhiều hoạt động bán lẻ quy mô vừa. Công ty phù hợp hơn khi cần quản trị chi phí, hóa đơn và mở rộng tổ chức.
Cách lưu hồ sơ để đối soát nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu
Người bán nên tạo thư mục dữ liệu riêng cho từng tháng và từng sàn. Mỗi tháng cần lưu báo cáo đơn hàng, thanh toán, phí và hoàn tiền.
Nên lưu thêm sao kê ngân hàng và chứng từ thuế do nền tảng cung cấp. Bảng tổng hợp nên có doanh thu, hoàn trả, phí, thuế khấu trừ và tiền thực nhận.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu dưới 1 tỷ đồng năm 2026 có phải nộp thuế không?
Hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống được miễn theo ngưỡng hiện hành. Tuy nhiên, vẫn nên theo dõi đủ doanh thu từ mọi kênh bán.
Có thể lấy tiền Shopee chuyển về ngân hàng để kê khai không?
Không nên lấy số tiền thực nhận làm doanh thu bán hàng. Khoản này thường đã trừ phí sàn, phí dịch vụ và điều chỉnh thanh toán.
Sàn đã nộp thuế thay thì có cần lưu chứng từ không?
Người bán vẫn nên lưu chứng từ thuế và báo cáo khấu trừ của sàn. Hồ sơ này giúp đối chiếu số thuế đã nộp và hạn chế tính trùng.
Đối soát doanh thu sàn thương mại điện tử nên được thực hiện đều mỗi tháng. Quy trình đúng giúp số liệu bán hàng, thuế và dòng tiền khớp rõ ràng.
Nếu dữ liệu nhiều kênh phức tạp, hãy chuẩn hóa bảng đối soát ngay từ đầu. Tường An Law có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ và nghĩa vụ thuế phù hợp.
