Khi nào doanh nghiệp mới phải xuất hóa đơn điện tử?

Sau khi thành lập công ty, nhiều chủ doanh nghiệp thường băn khoăn: khi nào doanh nghiệp mới phải xuất hóa đơn điện tử? Có phải thành lập xong là phải xuất hóa đơn ngay hay chỉ khi phát sinh doanh thu mới cần sử dụng?

Trong bối cảnh Việt Nam đã áp dụng hóa đơn điện tử gần như toàn diện, việc hiểu rõ thời điểm phải xuất hóa đơn là rất quan trọng để tránh sai sót và rủi ro về thuế.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật và cách doanh nghiệp mới nên chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.

Nội dung bài viết

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, ký và gửi dưới dạng dữ liệu điện tử khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Khác với hóa đơn giấy trước đây, hóa đơn điện tử được:

lập trên phần mềm
ký bằng chữ ký số
gửi cho khách hàng qua hệ thống điện tử
lưu trữ trực tuyến

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, quản lý thuận tiện và minh bạch hơn trong hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp mới có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử ngay không?

Câu trả lời là không bắt buộc xuất hóa đơn ngay sau khi thành lập.

Doanh nghiệp chỉ phải xuất hóa đơn điện tử khi:

bán hàng hóa
cung cấp dịch vụ
phát sinh giao dịch với khách hàng

Nếu doanh nghiệp chưa hoạt động và chưa phát sinh doanh thu thì chưa cần xuất hóa đơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi bắt đầu xuất hóa đơn.

Khi nào doanh nghiệp bắt đầu phải xuất hóa đơn điện tử?

Khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

Ngay khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử.

Thời điểm lập hóa đơn thường là:

khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa
khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

Việc không xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch có thể dẫn đến vi phạm về thuế.

Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn

Trong nhiều trường hợp, khách hàng hoặc đối tác yêu cầu hóa đơn để làm chứng từ kế toán.

Khi đó doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử đúng quy định và gửi cho khách hàng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi xuất hóa đơn điện tử?

Để có thể phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện cơ bản.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới có thể phát hành hóa đơn.

Có chữ ký số

Hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Nếu bạn chưa rõ doanh nghiệp mới có cần đăng ký chữ ký số hay không, bạn có thể tham khảo bài viết:
“Doanh nghiệp mới có phải mua chữ ký số không?” để hiểu rõ vai trò của chữ ký số trong việc kê khai thuế và phát hành hóa đơn.

Chuẩn bị nghĩa vụ thuế ban đầu

Nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ sót các thủ tục thuế ban đầu, dẫn đến việc gặp khó khăn khi phát hành hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp quên khai thuế ban đầu, có thể bị xử phạt theo quy định. Bạn có thể tham khảo bài viết:
“Doanh nghiệp mới quên khai thuế ban đầu – bị phạt bao nhiêu?” để hiểu rõ mức xử phạt và cách xử lý.

Có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Trong nhiều giao dịch kinh doanh, đặc biệt với các hóa đơn có giá trị lớn, việc thanh toán qua tài khoản ngân hàng là rất quan trọng.

Nếu bạn chưa mở tài khoản ngân hàng cho công ty, bạn có thể xem thêm bài viết:
“Có cần đăng ký tài khoản ngân hàng công ty trong 10 ngày đầu?” để hiểu rõ quy định hiện hành.

Những lỗi phổ biến khi doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử

Một số sai sót thường gặp gồm:

xuất hóa đơn sai thời điểm
lập hóa đơn thiếu thông tin
sử dụng hóa đơn khi chưa đăng ký với cơ quan thuế
không lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng quy định

Những lỗi này có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế sau này.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp mới thành lập có cần đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?

Doanh nghiệp nên đăng ký sớm để sẵn sàng sử dụng khi phát sinh giao dịch.

Nếu chưa có doanh thu thì có cần xuất hóa đơn không?

Không. Hóa đơn chỉ cần lập khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Có thể xuất hóa đơn điện tử khi chưa có chữ ký số không?

Không. Hóa đơn điện tử bắt buộc phải ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Phần lớn doanh nghiệp hiện nay đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.