Hồ sơ chuẩn bị khi bị thanh tra doanh nghiệp
Giới thiệu
Khi nhận được quyết định thanh tra, nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái bị động do không nắm rõ cần chuẩn bị hồ sơ gì, dẫn đến thiếu sót tài liệu, giải trình lúng túng và gia tăng nguy cơ bị xử phạt. Trên thực tế, chuẩn bị đầy đủ và đúng hồ sơ ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý khi bị thanh tra.
👉 Xem thêm:
Kiểm tra doanh nghiệp – Quy trình
Bài viết này cung cấp danh sách hồ sơ chuẩn bị khi bị thanh tra, phân theo từng nhóm nội dung để doanh nghiệp chủ động – đúng luật – an toàn.
Thanh tra doanh nghiệp là gì?
Thanh tra doanh nghiệp là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm:
-
Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật
-
Phát hiện, xử lý vi phạm (nếu có)
-
Yêu cầu khắc phục, chấn chỉnh hoạt động
📌 Thanh tra thường chuyên sâu và phạm vi rộng hơn kiểm tra hành chính thông thường.
Khi nào doanh nghiệp bị thanh tra?
Doanh nghiệp có thể bị thanh tra khi:
-
Theo kế hoạch thanh tra định kỳ
-
Có dấu hiệu vi phạm pháp luật
-
Có đơn thư khiếu nại, tố cáo
-
Theo yêu cầu quản lý chuyên ngành
👉 Liên quan:
Trường hợp bị tạm ngừng bắt buộc
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp cần chuẩn bị
Đây là nhóm hồ sơ bắt buộc trong mọi cuộc thanh tra:
-
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
-
Điều lệ công ty
-
Thông tin người đại diện theo pháp luật
-
Giấy phép con (nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện)
-
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu có)
👉 Xem thêm:
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đầy đủ
Hồ sơ thuế, kế toán cần chuẩn bị
Nhóm hồ sơ thường bị thanh tra kỹ nhất, bao gồm:
-
Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN
-
Báo cáo tài chính
-
Sổ sách kế toán
-
Chứng từ thu – chi
-
Quyết toán thuế (nếu có)
👉 Liên quan:
Xử phạt không nộp tờ khai thuế
Hồ sơ hóa đơn, chứng từ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
-
Hóa đơn đã phát hành
-
Hồ sơ hủy, điều chỉnh hóa đơn
-
Báo cáo sử dụng hóa đơn
-
Chứng từ liên quan đến hóa đơn điện tử
👉 Tham khảo:
Báo cáo sử dụng hóa đơn – Lỗi thường gặp
Hồ sơ lao động và bảo hiểm xã hội
Bao gồm:
-
Hợp đồng lao động
-
Thang bảng lương
-
Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN
-
Quyết định chấm dứt HĐLĐ (nếu có)
👉 Liên quan:
Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội khi giải thể
Hồ sơ hợp đồng và hoạt động kinh doanh
-
Hợp đồng với khách hàng, đối tác
-
Phụ lục hợp đồng
-
Hồ sơ thực hiện hợp đồng
-
Hồ sơ thanh toán
👉 Gợi ý:
Tư vấn hợp đồng
Cách sắp xếp hồ sơ khi bị thanh tra
Doanh nghiệp nên:
-
Phân loại hồ sơ theo từng nhóm
-
Sắp xếp theo thứ tự thời gian
-
Chuẩn bị bản sao + bản gốc đối chiếu
-
Chỉ cung cấp hồ sơ theo đúng phạm vi thanh tra
📌 Không nên cung cấp dư thừa hồ sơ ngoài phạm vi yêu cầu.
Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thanh tra
-
Thiếu hồ sơ gốc
-
Sổ sách không khớp thực tế
-
Hồ sơ lưu trữ rời rạc
-
Không nắm rõ phạm vi thanh tra
-
Người làm việc với đoàn thanh tra không thống nhất
👉 Liên quan:
Trách nhiệm pháp lý của người đại diện
Doanh nghiệp có quyền gì khi bị thanh tra?
Doanh nghiệp có quyền:
-
Yêu cầu xuất trình quyết định thanh tra
-
Giải trình, bổ sung hồ sơ
-
Từ chối cung cấp hồ sơ ngoài phạm vi
-
Khiếu nại nếu thanh tra sai thẩm quyền
FAQ: Câu hỏi thường gặp
❓ Doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ trước khi bị thanh tra không?
👉 NÊN. Chuẩn bị định kỳ giúp giảm rủi ro rất lớn.
👉 Xem thêm: Kiểm tra doanh nghiệp – Quy trình
❓ Thanh tra có kiểm tra toàn bộ hồ sơ không?
Không. Thanh tra chỉ kiểm tra theo phạm vi ghi trong quyết định.
❓ Không chuẩn bị đủ hồ sơ có bị phạt không?
Có thể bị xử phạt hoặc đánh giá không tuân thủ.
👉 Tham khảo: Xử phạt sai mã ngành 2026
❓ Có nên thuê luật sư khi bị thanh tra không?
👉 NÊN, đặc biệt với:
-
Thanh tra thuế
-
Thanh tra lao động, BHXH
-
Thanh tra chuyên ngành phức tạp
Kết luận
Hồ sơ chuẩn bị khi bị thanh tra là yếu tố quyết định việc doanh nghiệp bị xử phạt hay vượt qua thanh tra an toàn. Việc chuẩn hóa hồ sơ pháp lý – thuế – lao động từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động, tự tin và giảm thiểu rủi ro pháp lý đáng kể.
👉 Cần hỗ trợ rà soát hồ sơ – chuẩn bị làm việc với đoàn thanh tra – bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp?
Tường An Law đồng hành chủ động – đúng luật – an toàn pháp lý.
📞 Hotline: 0856.52.0000
