Con dấu là biểu tượng pháp lý thể hiện thẩm quyền của doanh nghiệp trong các giao dịch, hợp đồng và thủ tục hành chính. Việc khắc con dấu đúng quy định giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và tránh rủi ro pháp lý.
Dưới đây là bài viết chuyên sâu về dịch vụ khắc con dấu công ty, cập nhật quy định pháp luật năm 2025.
Con dấu công ty là gì?
Con dấu công ty là phương tiện để doanh nghiệp xác nhận văn bản, chứng từ, hợp đồng hoặc giao dịch nội bộ.
Ý nghĩa của con dấu:
-
Khẳng định tính pháp lý
-
Thể hiện thẩm quyền
-
Là căn cứ xác nhận văn bản có hiệu lực
Theo luật hiện hành, doanh nghiệp được tự chủ thiết kế và quản lý con dấu, không cần xin phép cơ quan công an như trước đây.
Tại sao doanh nghiệp cần khắc con dấu?
Doanh nghiệp cần khắc con dấu vì:
-
Ký kết hợp đồng
-
Ban hành quyết định, nghị quyết
-
Giao dịch với ngân hàng
-
Thực hiện thủ tục hành chính
-
Giải quyết công việc nội bộ
-
Xác thực tài liệu pháp lý
Không có con dấu → nhiều giao dịch không được chấp nhận hoặc thiếu giá trị pháp lý.
Các loại con dấu phổ biến hiện nay
Hiện nay có nhiều loại con dấu tùy theo nhu cầu doanh nghiệp:
1. Con dấu tròn công ty
-
Loại phổ biến nhất
-
Khắc thông tin: tên công ty, mã số thuế
2. Con dấu chức danh
Ví dụ:
-
Giám đốc
-
Tổng giám đốc
-
Kế toán trưởng
3. Con dấu phòng ban
-
Phòng kế toán
-
Phòng nhân sự
-
Phòng pháp chế
4. Con dấu chữ ký (dấu tên)
5. Con dấu địa chỉ công ty
6. Con dấu vuông / dấu chức năng
Dùng cho văn bản nội bộ, hồ sơ hành chính.
Hồ sơ khắc con dấu công ty
Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị:
-
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
-
Thông tin cần khắc trên dấu
-
Mẫu yêu cầu khắc dấu (nếu đơn vị khắc dấu yêu cầu)
-
Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện đi làm)
Hiện nay không cần nộp hồ sơ lên cơ quan công an như trước.
Quy trình khắc con dấu công ty
Bước 1 — Chọn loại dấu & thiết kế mẫu
Doanh nghiệp lựa chọn: dấu tròn, dấu chức danh, dấu phòng ban…
Bước 2 — Gửi thông tin và giấy phép kinh doanh
Xác thực tên công ty – mã số thuế – địa chỉ.
Bước 3 — Khắc dấu và kiểm tra mẫu
Thời gian: 15–30 phút đối với dấu thông thường.
Bước 4 — Nhận con dấu và phiếu bảo hành
Doanh nghiệp nhận dấu file mềm kèm mẫu dấu chính thức (nếu cần).
Bước 5 — Công bố mẫu dấu (không còn bắt buộc)
Luật 2020 & 2025:
Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT.
Quy định pháp luật về quản lý & sử dụng con dấu
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (đến 2025 vẫn áp dụng):
-
Doanh nghiệp tự quyết định mẫu dấu, số lượng dấu
-
Không cần công bố mẫu dấu
-
Không cần đăng ký quản lý dấu
-
Con dấu phải được bảo quản đúng quy định
-
Người sử dụng dấu phải được ủy quyền
-
Mọi văn bản đóng dấu đều có giá trị pháp lý khi được ký đúng thẩm quyền
Thay đổi, khắc lại hoặc hủy con dấu
Trường hợp cần khắc lại con dấu
-
Thay đổi tên công ty
-
Thay đổi mã số thuế
-
Thay đổi địa chỉ trụ sở
-
Hỏng hoặc mất con dấu
-
Doanh nghiệp muốn đổi mẫu dấu mới
Hủy con dấu
Khi giải thể hoặc đổi mẫu, doanh nghiệp phải:
-
Hủy con dấu cũ
-
Lập biên bản hủy
-
Lưu trữ biên bản tối thiểu 10 năm
Chi phí khắc con dấu công ty
Chi phí phụ thuộc loại dấu:
-
Dấu tròn công ty: 250.000 – 450.000đ
-
Dấu chức danh: 150.000 – 300.000đ
-
Dấu phòng ban: 150.000 – 300.000đ
-
Dấu chữ ký: 120.000 – 250.000đ
-
Dấu vuông: 150.000 – 300.000đ
Thời gian khắc dấu: 15–60 phút.
Lưu ý quan trọng khi khắc con dấu
-
Nên thiết kế dấu rõ ràng, dễ nhìn
-
Không dùng ký tự vi phạm pháp luật
-
Thông tin trên dấu phải khớp 100% với giấy phép kinh doanh
-
Nên có ít nhất 2 con dấu để dự phòng
-
Bảo quản con dấu tại vị trí an toàn
-
Người giữ con dấu phải được ủy quyền bằng văn bản
FAQ: Câu hỏi thường gặp
❓ Khắc con dấu có cần xin phép cơ quan công an không?
Không. Từ năm 2020, doanh nghiệp tự do khắc dấu.
❓ Khắc dấu mất bao lâu?
Khoảng 15–30 phút, tùy loại.
❓ Dấu công ty có bắt buộc là dấu tròn không?
Không. Có thể dùng dấu tròn, vuông, chữ ký…
❓ Có cần công bố mẫu dấu lên Sở KH&ĐT?
Không còn bắt buộc.
❓ Mất con dấu phải làm gì?
Nên khắc lại dấu mới và lập biên bản mất/hủy dấu để lưu hồ sơ.
Dịch vụ khắc con dấu là nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp khi thành lập mới, thay đổi tên, điều chỉnh thông tin hoặc mở rộng hoạt động. Với quy định pháp luật hiện hành, thủ tục khắc con dấu rất đơn giản, nhanh chóng và linh hoạt.
