Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục phổ biến khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, chuyển sang văn phòng mới hoặc thay đổi khu vực hoạt động. Việc chuyển trụ sở phải được thông báo với Sở Kế hoạch & Đầu tư và cơ quan thuế để đảm bảo hoạt động hợp pháp.
Bài viết sau cung cấp hướng dẫn đầy đủ, chi tiết và dễ hiểu về thay đổi địa chỉ công ty, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025.
Thay đổi địa chỉ công ty là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty là việc doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang vị trí khác và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại Sở KH&ĐT.
Sau khi cập nhật, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ghi nhận địa chỉ trụ sở hợp pháp.
Các trường hợp chuyển trụ sở công ty
Doanh nghiệp có thể chuyển trụ sở theo 3 trường hợp:
1. Chuyển trụ sở trong cùng Xã/Phường
Thủ tục đơn giản nhất vì không liên quan đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.
2. Chuyển trụ sở sang Xã/Phường khác nhưng cùng tỉnh
Phức tạp hơn vì phải điều chỉnh cơ quan thuế cấp quận/huyện.
3. Chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố khác
Là trường hợp phức tạp nhất vì phải thực hiện:
-
Chuyển cơ quan thuế quản lý
-
Chốt thuế tại tỉnh cũ
-
Đăng ký thuế tại tỉnh mới
-
Cập nhật toàn bộ thông tin doanh nghiệp
Điều kiện để thay đổi địa chỉ công ty
Doanh nghiệp cần đáp ứng:
1. Địa chỉ mới hợp pháp
-
Không đặt tại chung cư để ở
-
Có đầy đủ số nhà, đường, phường/xã
-
Có hợp đồng thuê/mượn rõ ràng
2. Không thuộc khu vực cấm kinh doanh
Theo quy định của địa phương.
3. Phù hợp ngành nghề kinh doanh
Một số ngành nghề yêu cầu địa điểm đạt chuẩn (logistics, kho bãi…).
4. Hồ sơ thuế phải đầy đủ
Không có nợ thuế hoặc vướng mắc với cơ quan thuế.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty (2025)
Hồ sơ gồm:
-
Thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
-
Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở
-
Biên bản họp HĐTV/HĐQT/ĐHĐCĐ (tùy loại hình)
-
Điều lệ sửa đổi (nếu có)
-
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ
-
Bản sao CCCD người nộp
-
Hợp đồng thuê địa điểm và giấy tờ chứng minh địa chỉ
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty (chi tiết theo từng trường hợp)
1. Chuyển trong cùng Xã/Phường
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở KH&ĐT
Bước 3: Nhận giấy đăng ký Doanh nghiệp mới (3 ngày)
Bước 4: Cập nhật thông tin thuế, ngân hàng, hóa đơn
Trường hợp này không cần chốt thuế.
2. Chuyển sang Xã/Phường khác (cùng tỉnh)
Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế cũ
-
Thực hiện thủ tục chuyển địa điểm
-
Chốt nghĩa vụ thuế
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT
Bước 3: Nhận GCN doanh nghiệp mới
Bước 4: Cập nhật thuế mới
Bước 5: Cập nhật ngân hàng – hóa đơn – chữ ký số
3. Chuyển tỉnh/thành phố khác
Đây là thủ tục phức tạp nhất.
Bước 1: Chốt thuế tại tỉnh cũ
-
Quyết toán thuế
-
Chuyển địa điểm sang tỉnh mới
-
Cập nhật mã số thuế quản lý mới
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi tại Sở KH&ĐT tỉnh mới
Bước 3: Nhận giấy đăng ký doanh nghiệp
Bước 4: Đăng ký thuế tại tỉnh mới
Bước 5: Thông báo với ngân hàng – đối tác
Bước 6: Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty
1. Chuyển trong cùng Xã/Phường
Không cần thủ tục thuế.
2. Chuyển khác Xã/Phường
-
Thông báo chuyển địa điểm
-
Cập nhật thông tin người nộp thuế
-
Thay đổi chi cục thuế quản lý
3. Chuyển sang tỉnh khác
-
Khóa mã số thuế cũ
-
Chốt nghĩa vụ thuế
-
Cập nhật mã số thuế mới thuộc tỉnh mới
Thời gian & lệ phí thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Thời gian
-
Xử lý hồ sơ tại Sở KH&ĐT: 03 ngày làm việc
-
Thủ tục thuế: 03–07 ngày
Lệ phí
-
50.000 – 100.000đ (thay đổi)
-
100.000đ (công bố thông tin)
-
Có thể MIỄN phí nếu nộp online
Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ
-
Cập nhật hóa đơn điện tử
-
Cập nhật chữ ký số
-
Cập nhật tài khoản ngân hàng
-
Thông báo đối tác, khách hàng
-
Cập nhật website – fanpage
-
Thay đổi biển hiệu công ty
-
Thay đổi hợp đồng – phụ lục hợp đồng
-
Thay đổi thông tin thuế
Lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ công ty
-
Phải dùng địa chỉ hợp pháp, không dùng căn hộ để ở
-
Hồ sơ thuế phải đầy đủ, không nợ thuế
-
Khi đổi tỉnh phải làm thủ tục chốt thuế
-
Kiểm tra ngành nghề nếu địa chỉ mới có điều kiện đặc thù
-
Biển hiệu công ty phải đổi theo địa chỉ mới
FAQ: Câu hỏi thường gặp
❓ Đổi địa chỉ công ty có phải đổi mã số thuế không?
Không. Mã số thuế giữ nguyên.
❓ Chuyển tỉnh có khó không?
Khó hơn vì phải chốt thuế và chuyển cơ quan quản lý.
❓ Có phải làm lại hóa đơn điện tử không?
Có. Phải cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn.
❓ Mất bao lâu để đổi địa chỉ công ty?
7 ngày tùy trường hợp.
❓ Thay đổi địa chỉ có phải đổi con dấu không?
Nếu con dấu có chứa địa chỉ → phải làm dấu mới.
Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục quan trọng cần thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý. Chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và làm thủ tục theo hướng dẫn trên, doanh nghiệp sẽ hoàn tất nhanh chóng và hợp lệ.
