Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi về thông tin: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ… Những thay đổi này phải được thông báo và đăng ký lại với Sở Kế hoạch & Đầu tư để đảm bảo tính pháp lý.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn A–Z về thay đổi đăng ký kinh doanh, cập nhật theo các yêu cầu pháp lý mới nhất năm 2025.

Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì?

Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi có sự thay đổi trong nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Mục đích:

• Cập nhật thông tin mới

• Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp

• Tránh bị xử phạt hành chính

Các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi khi có các biến động sau:

1. Thay đổi tên doanh nghiệp

Bao gồm thay đổi:

• Tên tiếng Việt

• Tên tiếng Anh

• Tên viết tắt

2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

• Chuyển địa chỉ trong cùng quận

• Chuyển sang quận khác

• Chuyển sang tỉnh/thành khác

3. Thay đổi ngành nghề kinh doanh

• Bổ sung ngành nghề

• Bỏ ngành nghề

• Điều chỉnh ngành nghề có điều kiện

4. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thay đổi chức danh

• Thay đổi cá nhân đứng tên đại diện

• Có thể dẫn đến thay đổi điều lệ công ty

5. Thay đổi vốn điều lệ

• Tăng vốn

• Giảm vốn (cần điều kiện cụ thể)

6. Thay đổi thành viên / cổ đông

Áp dụng cho:

• Công ty TNHH

• Công ty cổ phần

• Chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần

7. Thay đổi loại hình doanh nghiệp

• TNHH → Cổ phần

• Cổ phần → TNHH

• DNTN → Công ty

8. Thay đổi thông tin thuế

• Email

• Số điện thoại

• Địa chỉ giao dịch thuế

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh theo từng trường hợp

1. Thay đổi tên doanh nghiệp

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký

• Điều lệ sửa đổi

• Quyết định & biên bản họp của công ty

• Bản sao CCCD của người đại diện

• Giấy ủy quyền (nếu cần)

2. Thay đổi địa chỉ trụ sở

• Thông báo thay đổi

• Quyết định/Họp Hội đồng thành viên/ĐHĐCĐ

• Hợp đồng thuê nhà / giấy tờ địa điểm

• Điều lệ sửa đổi (nếu cần)

3. Thêm hoặc bỏ ngành nghề

• Thông báo thay đổi ngành nghề

• Quyết định & biên bản họp

• Điều lệ sửa đổi (nếu liên quan)

4. Thay đổi người đại diện

• Thông báo thay đổi

• Quyết định bổ nhiệm

• Biên bản họp HĐTV / HĐQT

• CCCD người đại diện mới

• Điều lệ sửa đổi

5. Tăng vốn điều lệ

• Thông báo tăng vốn

• Báo cáo tài chính (nếu yêu cầu)

• Quyết định họp

• Danh sách thành viên/cổ đông điều chỉnh

6. Giảm vốn điều lệ

• Phải chứng minh thanh toán hết các khoản nợ

• Có báo cáo tài chính

• Tùy trường hợp giảm vốn hợp lệ

7. Thay đổi thành viên / cổ đông

• Thông báo thay đổi cổ đông/thành viên

• Hợp đồng chuyển nhượng

• Biên bản xác nhận hoàn tất chuyển nhượng

• Cập nhật sổ cổ đông / sổ thành viên

Quy trình thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Bước 1 — Chuẩn bị hồ sơ

Theo từng nội dung thay đổi.

Bước 2 — Nộp hồ sơ

3 hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Sở KH&ĐT

• Nộp qua bưu điện

• Nộp online: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3 — Xử lý hồ sơ

Thời gian: 03 ngày làm việc
Cơ quan đăng ký kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu cần.

Bước 4 — Nhận Giấy chứng nhận mới

Nếu thay đổi nội dung trên GCN
Hoặc nhận Thông báo thay đổi (nếu không liên quan GCN).

Bước 5 — Cập nhật thông tin thuế, ngân hàng, hóa đơn

Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần:

• Cập nhật tài khoản ngân hàng

• Cập nhật hóa đơn điện tử

• Cập nhật thông tin thuế

• Cập nhật chữ ký số

Thời gian & lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh

Thời gian

• 7 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ

Lệ phí Nhà nước

• 50.000 – 100.000đ (tùy từng tỉnh)

• Nộp online có nơi miễn phí

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi đăng ký kinh doanh

• Hồ sơ phải khớp: Quyết định – Biên bản – Điều lệ

• Thay đổi người đại diện cần cập nhật ngân hàng

• Chuyển trụ sở khác tỉnh cần đóng mã số thuế cũ

• Giảm vốn điều lệ phải có điều kiện

• Chuyển nhượng cổ phần phải cập nhật sổ cổ đông

• Khi thay đổi ngành nghề có điều kiện → bổ sung giấy phép con

• Không thông báo thay đổi đúng hạn → bị phạt hành chính

FAQ: Câu hỏi thường gặp

❓ Thay đổi đăng ký kinh doanh có bắt buộc không?

Có. Nếu không sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

❓ Mất bao lâu để nhận kết quả?

Khoảng 3 ngày làm việc.

❓ Có thể thay đổi nhiều nội dung cùng lúc không?

Có. Chỉ cần 1 bộ hồ sơ hợp nhất.

❓ Thay đổi người đại diện có bắt buộc sửa điều lệ?

Có, trừ khi điều lệ cũ không ghi tên cụ thể.

❓ Thay đổi địa chỉ khác tỉnh có phức tạp không?

Có — phải làm thủ tục chuyển thuế.

❓ Khi thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh thì thủ tục có khác nhau không?

Nếu hoạt động độc lập và ký hợp đồng → chi nhánh. Nếu chỉ mở điểm giao dịch → địa điểm kinh doanh. So sánh rõ ràng tại: Địa điểm với chi nhánh

Việc thay đổi đăng ký kinh doanh giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin hợp pháp, tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nếu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình, thủ tục chỉ mất vài ngày để hoàn tất.