Thành lập văn phòng đại diện là bước đi quan trọng đối với doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, tạo điểm liên hệ chính thức tại tỉnh/thành phố khác mà không cần thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp duy trì hiện diện pháp lý, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và tăng niềm tin của khách hàng.
Bài viết này tổng hợp đầy đủ, chi tiết và mới nhất theo Luật Doanh nghiệp 2025, giúp bạn nắm rõ A–Z thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách dễ hiểu và chính xác.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích và tiếp cận thị trường.
Đặc điểm quan trọng
-
Không có tư cách pháp nhân
-
Không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi
-
Không được xuất hóa đơn GTGT
-
Không ký hợp đồng kinh doanh (trừ khi được ủy quyền)
-
Có con dấu riêng nếu doanh nghiệp quyết định
Chức năng & phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
Chức năng chính
-
Đại diện cho doanh nghiệp tại địa phương
-
Tiếp xúc & chăm sóc khách hàng
-
Xúc tiến thương mại
-
Thu thập thông tin thị trường
-
Hỗ trợ giao dịch, truyền thông
Những hoạt động VPĐD không được phép làm
-
Không được kinh doanh trực tiếp
-
Không được xuất hóa đơn VAT
-
Không được tự ý ký hợp đồng khi chưa có ủy quyền
Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần đáp ứng:
1. Doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp
-
Có mã số doanh nghiệp
-
Không bị đình chỉ
-
Ngành nghề hoạt động hợp lệ
2. Địa chỉ văn phòng đại diện
-
Có địa chỉ rõ ràng
-
Không đặt tại chung cư để ở (trừ phần thương mại)
3. Tên văn phòng đại diện
Theo đúng cấu trúc:
“Văn phòng đại diện + Tên doanh nghiệp”
Ví dụ:
-
Văn phòng Đại diện Công ty TNHH ABC
-
Văn phòng Đại diện Công ty Cổ phần Tường An
4. Người đứng đầu VPĐD
-
Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
-
Có CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực
-
Được doanh nghiệp bổ nhiệm bằng quyết định hợp lệ
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ gồm:
1. Thông báo lập văn phòng đại diện
Do người đại diện theo pháp luật ký.
2. Quyết định thành lập VPĐD
Tùy loại hình doanh nghiệp:
-
Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định chủ sở hữu
-
Công ty TNHH 2 thành viên: Nghị quyết HĐTV
-
Công ty cổ phần: Nghị quyết HĐQT
3. Biên bản họp (nếu là HĐTV hoặc HĐQT)
4. Bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD
5. Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu người đứng đầu VPĐD
6. Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải giám đốc)
Toàn bộ hồ sơ phải ký tươi hoặc ký số, đúng quy định.
Quy trình & thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1 — Chuẩn bị hồ sơ
Theo danh sách trên.
Bước 2 — Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT
-
Nếu VPĐD cùng tỉnh với trụ sở → nộp tại Sở KH&ĐT nơi trụ sở chính
-
Nếu VPĐD khác tỉnh → nộp tại Sở KH&ĐT nơi VPĐD đặt trụ sở
Hình thức nộp:
-
Trực tiếp
-
Bưu điện
-
Online: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3 — Nhận kết quả
Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc.
Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 4 — Khắc dấu VPĐD (nếu cần)
Doanh nghiệp tự quyết định:
-
Có thể khắc dấu
-
Không cần thông báo mẫu dấu
Bước 5 — Treo biển văn phòng đại diện
Biển VPĐD phải có:
-
Tên VPĐD
-
Mã số VPĐD
-
Tên doanh nghiệp mẹ
-
Địa chỉ
Bước 6 — Thông báo thuế (nếu có phát sinh lao động)
VPĐD không có mã số thuế riêng, nhưng có thể phải:
-
Đăng ký người phụ trách thuế
-
Khấu trừ thuế TNCN (nếu VPĐD có nhân viên)
VPĐD khác gì với Chi nhánh & Địa điểm kinh doanh?
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện | Chi nhánh | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Được phép kinh doanh | ❌ Không | ✔ Có | ✔ Có (giới hạn) |
| Xuất hóa đơn | ❌ Không | ✔ Có | ✔ Có |
| Tư cách pháp nhân | Không | Không | Không |
| Vai trò chính | Đại diện, xúc tiến | Kinh doanh | Bán hàng, giao dịch |
| Cơ quan thuế | Phụ thuộc | Riêng/Phụ thuộc | Thuộc DN |
VPĐD chỉ đại diện — không kinh doanh.
Nếu muốn kinh doanh → nên thành lập chi nhánh
Lệ phí & thời gian thành lập văn phòng đại diện
Thời gian xử lý
-
07 ngày làm việc
Lệ phí nhà nước
-
50.000 – 100.000đ tùy tỉnh
-
Miễn phí khi nộp online ở một số địa phương
Những lưu ý quan trọng khi thành lập VPĐD
-
Phải ghi đúng cụm từ “Văn phòng đại diện”
-
VPĐD không được kinh doanh → không được xuất hóa đơn VAT
-
Người đứng đầu VPĐD chịu trách nhiệm theo ủy quyền
-
Địa chỉ phải rõ ràng, hợp pháp
-
Hồ sơ phải thống nhất: quyết định – biên bản – bổ nhiệm
-
Nếu VPĐD ký hợp đồng → phải có giấy ủy quyền của công ty mẹ
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
❓ VPĐD có được kinh doanh không?
Không. VPĐD chỉ đại diện, không kinh doanh.
❓ VPĐD có phải kê khai thuế không?
Nếu có nhân sự → phải kê khai & khấu trừ thuế TNCN.
❓ Có được mở nhiều VPĐD không?
Có. Doanh nghiệp được mở không giới hạn số lượng VPĐD.
❓ VPĐD có được ký hợp đồng?
Chỉ khi được ủy quyền bằng văn bản.
❓ Mất bao lâu để được cấp phép?
7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới, tăng sự hiện diện tại nhiều địa phương mà không cần thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. Chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo quy trình trên, thủ tục được hoàn tất nhanh chóng trong vài ngày.
