Việc thành lập chi nhánh là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, xây dựng hệ thống hoạt động tại nhiều tỉnh thành và tiếp cận khách hàng nhanh hơn. Chi nhánh công ty có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý và vận hành.
Tuy nhiên, để chi nhánh hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình đăng ký chi nhánh theo Luật Doanh nghiệp và đảm bảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Chi nhánh công ty là gì?
Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân riêng, có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng kinh doanh của công ty mẹ, bao gồm cả nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền.
Một số đặc điểm quan trọng của chi nhánh
-
Là bộ phận phụ thuộc công ty mẹ
-
Không có tư cách pháp nhân
-
Có con dấu riêng (nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng)
-
Được phép kinh doanh và ký kết hợp đồng theo ủy quyền
-
Phải tuân thủ ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ
Khi nào doanh nghiệp nên mở chi nhánh?
-
Mở rộng hoạt động sang tỉnh/thành phố khác
-
Tăng độ phủ thương hiệu
-
Đặt bộ phận sản xuất – kinh doanh tại vùng có lợi thế
-
Giảm tải cho trụ sở chính
-
Tối ưu vận hành và chăm sóc khách hàng theo khu vực
Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn mở chi nhánh cần đáp ứng:
1. Doanh nghiệp mẹ đang hoạt động hợp pháp
-
Đã có mã số doanh nghiệp
-
Không bị đình chỉ hoạt động
-
Ngành nghề kinh doanh hợp lệ, được pháp luật cho phép
2. Tên chi nhánh đúng quy định
Tên chi nhánh gồm 2 phần:
Loại đơn vị + Tên riêng công ty
Ví dụ: Chi nhánh Công ty TNHH ABC – Hà Nội
Lưu ý:
-
Phải có cụm từ “Chi nhánh”
-
Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn
-
Tên tiếng nước ngoài (nếu có) phải tuân thủ quy định tại Luật Doanh nghiệp
3. Ngành nghề hoạt động của chi nhánh
-
Không được vượt quá phạm vi ngành nghề công ty mẹ
-
Nếu chi nhánh hoạt động ngành nghề có điều kiện → phải đáp ứng đầy đủ giấy phép con
4. Địa chỉ chi nhánh hợp pháp
-
Có hợp đồng thuê/mượn địa điểm rõ ràng
-
Không sử dụng căn hộ chung cư để đặt chi nhánh (trừ khu thương mại)
5. Người đứng đầu chi nhánh
-
Có CCCD/hộ chiếu hợp lệ
-
Có đủ năng lực hành vi dân sự
-
Được công ty mẹ quyết định bổ nhiệm
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty (2025)
1. Thông báo lập chi nhánh
Do người đại diện theo pháp luật ký, gồm:
-
Tên chi nhánh
-
Địa chỉ
-
Ngành nghề
-
Thông tin người đứng đầu
-
Quy chế hoạt động
2. Quyết định thành lập chi nhánh
Tùy loại hình doanh nghiệp:
-
Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu
-
Công ty TNHH 2 thành viên: Nghị quyết của Hội đồng thành viên
-
Công ty cổ phần: Nghị quyết Hội đồng quản trị
3. Biên bản họp (nếu là HTTV hoặc HĐQT)
Ghi rõ: thống nhất thành lập chi nhánh, bổ nhiệm người đứng đầu, ngành nghề hoạt động.
4. Bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
Văn bản bổ nhiệm chính thức của công ty mẹ.
5. Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu người đứng đầu chi nhánh
6. Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ không phải giám đốc ký nộp)
Toàn bộ giấy tờ cần ký tươi hoặc ký số, tùy hình thức nộp hồ sơ.
Quy trình & thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Dưới đây là quy trình tiêu chuẩn được áp dụng tại các Sở KH&ĐT trên toàn quốc:
Bước 1 — Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Hoàn thiện theo danh sách trên.
Bước 2 — Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư
-
Nếu chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính → nộp tại Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
-
Nếu chi nhánh khác tỉnh → nộp tại Sở KH&ĐT nơi đặt chi nhánh
Hình thức nộp:
-
Nộp trực tiếp
-
Nộp qua bưu điện
Bước 3 — Cơ quan đăng ký xét duyệt
Trong 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ:
-
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
-
Yêu cầu bổ sung nếu thiếu
-
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh nếu hợp lệ
Bước 4 — Khắc dấu chi nhánh (nếu cần)
Mặc dù không bắt buộc, nhưng chi nhánh thường:
-
Có dấu riêng cho việc ký hồ sơ nội bộ
-
Dấu được tùy ý thiết kế
-
Không cần thông báo mẫu dấu
Bước 5 — Đăng ký thuế cho chi nhánh
Tùy loại hình:
-
Chi nhánh hạch toán độc lập: kê khai thuế TNDN, VAT, TNCN riêng
-
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: báo cáo thuế theo công ty mẹ
Bước 6 — Các thủ tục khác
-
Treo biển chi nhánh
-
Thông báo với cơ quan thuế quản lý
-
Mở tài khoản ngân hàng (nếu cần)
-
Thông báo nhân sự lao động tại chi nhánh
Mô hình hạch toán của chi nhánh: Nên chọn kiểu nào?
Chi nhánh có 2 hình thức hạch toán:
1. Chi nhánh hạch toán độc lập
-
Có mã số thuế riêng
-
Tự kê khai thuế VAT, TNDN
-
Thường dùng cho chi nhánh kinh doanh dịch vụ hoặc bán hàng lớn
2. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
-
Dùng chung mã số thuế công ty mẹ
-
Báo cáo thuế gộp với doanh nghiệp
-
Phù hợp chi nhánh văn phòng đại diện, bộ phận hỗ trợ
Lệ phí và thời gian thành lập chi nhánh
Thời gian giải quyết
-
07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ
Lệ phí nhà nước
-
100.000đ – 150.000đ (tùy từng tỉnh/thành phố)
-
Miễn lệ phí nếu nộp qua mạng điện tử (hiện áp dụng ở nhiều địa phương)
Ưu điểm & hạn chế khi thành lập chi nhánh
Ưu điểm
-
Mở rộng mạng lưới kinh doanh nhanh
-
Tối ưu hoạt động theo khu vực
-
Có thể ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn (nếu ủy quyền)
-
Giảm tải cho trụ sở chính
-
Không cần lập công ty mới
Hạn chế
-
Không có tư cách pháp nhân → phụ thuộc công ty mẹ
-
Thủ tục thuế phức tạp hơn nếu hạch toán độc lập
-
Ngành nghề chi nhánh không được vượt quá công ty mẹ
Những lưu ý quan trọng khi lập chi nhánh
-
Phải có cụm từ “Chi nhánh” trong tên
-
Ngành nghề chi nhánh phải trùng / phù hợp ngành nghề công ty mẹ
-
Địa chỉ kinh doanh phải hợp pháp
-
Kiểm tra giới hạn ngành nghề có điều kiện
-
Người đứng đầu chi nhánh phải chịu trách nhiệm quản lý theo ủy quyền
-
Chi nhánh có thể bị thanh tra thuế riêng nếu hoạt động độc lập
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
❓ Chi nhánh có tư cách pháp nhân không?
Không. Chi nhánh chỉ là đơn vị phụ thuộc công ty mẹ.
❓ Mở chi nhánh mất bao lâu?
Khoảng 07 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
❓ Chi nhánh có được ký hợp đồng không?
Có, nhưng tùy theo mức độ ủy quyền của công ty mẹ.
❓ Có cần vốn điều lệ cho chi nhánh?
Không. Vốn điều lệ được xác định theo công ty mẹ.
❓ Có thể mở nhiều chi nhánh không?
Có. Luật Doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp mở nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thành.
Thành lập chi nhánh là giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng khả năng tiếp cận khách hàng, tối ưu vận hành và xây dựng hệ thống mạnh hơn. Tuy nhiên, quá trình này cần chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, nộp đúng cơ quan và tuân thủ đầy đủ thủ tục thuế sau khi được cấp phép.
