Lỗi sai khi thay đổi dẫn đến bị trả hồ sơ: Doanh nghiệp cần tránh
Giới thiệu
Trong quá trình thay đổi đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN), rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng hồ sơ bị trả lại nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh. Nguyên nhân chủ yếu không phải do thủ tục phức tạp, mà đến từ những lỗi sai phổ biến nhưng dễ bị bỏ qua.
👉 Xem thêm:
Hồ sơ thay đổi ĐKDN đầy đủ
Bài viết này tổng hợp các lỗi sai thường gặp khi thay đổi ĐKDN dẫn đến bị trả hồ sơ, kèm cách phòng tránh để doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ lần đầu.
Hồ sơ thay đổi ĐKDN vì sao hay bị trả?
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ khi:
-
Thành phần hồ sơ không đầy đủ
-
Nội dung kê khai không thống nhất
-
Người ký không đúng thẩm quyền
-
Hồ sơ không đúng mẫu, không đúng trình tự
👉 Liên quan trực tiếp đến:
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Top 10 lỗi sai khi thay đổi ĐKDN khiến hồ sơ bị trả
1. Thiếu quyết định hoặc biên bản họp
-
Không có quyết định của chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT
-
Biên bản họp không đủ chữ ký
-
Nội dung biên bản không khớp với thông báo thay đổi
📌 Đây là lỗi phổ biến nhất.
2. Người ký hồ sơ không đúng thẩm quyền
-
Nhân viên ký thay người đại diện
-
Người đã không còn là đại diện pháp luật vẫn ký
-
Không có giấy ủy quyền hợp lệ
👉 Xem thêm:
Ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh
3. Không cập nhật điều lệ công ty sau khi thay đổi
Nhiều doanh nghiệp:
-
Chỉ nộp thông báo thay đổi
-
Quên sửa điều lệ, dẫn đến mâu thuẫn hồ sơ
📌 Điều lệ là tài liệu bắt buộc trong nhiều trường hợp thay đổi.
4. Kê khai thông tin không thống nhất
Ví dụ:
-
Tên công ty ghi khác nhau giữa các giấy tờ
-
Địa chỉ cũ – mới lẫn lộn
-
Tỷ lệ vốn góp không đồng nhất
👉 Lỗi này khiến hồ sơ bị trả ngay lập tức.
5. Gộp nhiều nội dung thay đổi nhưng thiếu thành phần hồ sơ
Doanh nghiệp thay đổi cùng lúc:
-
Tên + địa chỉ + vốn
nhưng chỉ chuẩn bị hồ sơ cho 1 nội dung
👉 Tham khảo:
Hồ sơ thay đổi ĐKDN đầy đủ
6. Chậm nộp hồ sơ so với thời hạn quy định
-
Quá 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi
-
Dễ bị xử phạt và yêu cầu giải trình
👉 Liên quan:
Phí thay đổi đăng ký kinh doanh 2026
7. Nhầm lẫn giữa “thông báo” và “đăng ký thay đổi”
Một số nội dung:
-
Chỉ cần thông báo
-
Một số khác bắt buộc đăng ký
Nhầm lẫn sẽ khiến hồ sơ không đúng thủ tục.
8. Sử dụng mẫu biểu cũ hoặc sai biểu mẫu
-
Dùng mẫu cũ
-
Tự soạn không đúng định dạng
-
Không đúng biểu mẫu áp dụng
📌 Cơ quan đăng ký kinh doanh rất chặt chẽ về mẫu.
9. Không đồng bộ thông tin với cơ quan thuế
-
Thay đổi ĐKDN nhưng chưa cập nhật thuế
-
Thông tin không khớp giữa 2 hệ thống
👉 Xem thêm:
Thay đổi thông tin thuế
10. Không kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ online
-
File scan mờ, thiếu trang
-
Sai tên file
-
Không ký số đúng quy định
📌 Đây là lỗi rất hay gặp khi nộp qua Cổng DVC Quốc gia.
Cách tránh bị trả hồ sơ khi thay đổi ĐKDN
Doanh nghiệp nên:
-
Chuẩn bị checklist hồ sơ theo từng nội dung
-
Rà soát tính thống nhất giữa các giấy tờ
-
Kiểm tra thẩm quyền ký
-
Gộp thay đổi hợp lý để tiết kiệm thời gian
-
Tham khảo tư vấn trước khi nộp
👉 Gợi ý:
Hồ sơ thay đổi ĐKDN đầy đủ
FAQ: Câu hỏi thường gặp
❓ Hồ sơ bị trả có phải nộp lại từ đầu không?
Không. Doanh nghiệp chỉ cần sửa theo yêu cầu và nộp lại.
👉 Xem thêm: Các trường hợp phải nộp lại GPKD
❓ Hồ sơ bị trả nhiều lần có bị phạt không?
Không trực tiếp, nhưng có thể bị phạt do nộp chậm.
❓ Có thể ủy quyền để hạn chế lỗi hồ sơ không?
Có. Đây là cách nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
👉 Tham khảo: Ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh
❓ Mất bao lâu để sửa hồ sơ bị trả?
Tùy mức độ sai sót, thường 1–3 ngày làm việc.
Kết luận
Lỗi sai khi thay đổi đăng ký kinh doanh dẫn đến bị trả hồ sơ phần lớn xuất phát từ thiếu kinh nghiệm và chủ quan. Việc nắm rõ các lỗi phổ biến và chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – tránh rủi ro – không bị gián đoạn hoạt động.
👉 Cần hỗ trợ rà soát hồ sơ – hạn chế bị trả – thực hiện thay đổi ĐKDN trọn gói?
Tường An Law đồng hành đúng luật – nhanh gọn – an toàn.
📞 Hotline: 0856.52.0000
