Con dấu là “chữ ký pháp lý” quan trọng của doanh nghiệp trong nhiều giao dịch hành chính và thương mại. Từ năm 2026, một số quy định liên quan đến con dấu doanh nghiệp tiếp tục được sửa đổi nhằm tăng tính minh bạch, nhất quán và phù hợp với thực tế điện tử hóa.
👉 Xem thêm bài liên quan:
Thay đổi tên công ty – Hướng dẫn chi tiết
Dưới đây là tổng hợp đầy đủ và dễ hiểu nhất về quy định mới năm 2026.
Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là công cụ xác nhận giá trị pháp lý của:
-
Văn bản nội bộ
-
Hồ sơ hành chính
-
Hợp đồng
-
Giao dịch với tổ chức – cá nhân
Có thể ở dạng dấu phun, dấu khắc, dấu tự động hoặc dấu điện tử.
Khung pháp lý mới năm 2026
Căn cứ pháp lý gồm:
-
Luật Doanh nghiệp 2020
-
Nghị định sửa đổi năm 2025–2026
-
Luật Giao dịch điện tử mới
-
Nghị định về quản lý con dấu doanh nghiệp
-
Quy định liên quan tại Bộ Công an & Bộ KH&ĐT
Những điểm mới quan trọng (2026)
1. Tăng cường quản lý dấu điện tử
Dấu điện tử được công nhận tương đương dấu vật lý.
2. Doanh nghiệp được sở hữu nhiều con dấu
Không giới hạn số lượng, nhưng phải quản lý thống nhất.
3. Không còn thủ tục “xin cấp con dấu”
Doanh nghiệp tự quyết định mẫu dấu.
4. Bắt buộc thông báo mẫu dấu online
Thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn diện về quản lý dấu
Bao gồm dấu vật lý và dấu điện tử.
Quy định về hình thức & nội dung con dấu
Con dấu doanh nghiệp 2026 không bắt buộc theo mẫu tròn truyền thống.
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế:
- Hình tròn / vuông / chữ nhật
- Màu sắc tùy chọn
- Kích thước tùy chọn
Nội dung tối thiểu:
-
Tên doanh nghiệp
-
Mã số doanh nghiệp
Doanh nghiệp được phép có bao nhiêu con dấu?
-
Không giới hạn số lượng
-
Có thể dùng cho nhiều mục đích: nội bộ – pháp lý – giao dịch online
-
Có thể có dấu chi nhánh / văn phòng đại diện
Lưu ý: Phải đảm bảo quy chế quản lý dấu nội bộ.
Quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu
Doanh nghiệp có quyền:
-
Quy định người được phép sử dụng dấu
-
Quy định trường hợp phải đóng dấu
-
Quy định quy trình đóng dấu
-
Quản lý dấu điện tử thông qua chứng thư số
Tuy nhiên, mọi hành vi làm giả, lạm dụng, sao chép trái phép đều bị xử phạt.
Thủ tục thông báo mẫu dấu online (2026)
Bước 1 — Tạo mẫu dấu
Doanh nghiệp tự thiết kế hoặc thuê đơn vị khắc dấu.
Bước 2 — Scan mẫu dấu
Định dạng PNG hoặc JPG.
Bước 3 — Đăng nhập hệ thống
Truy cập: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 4 — Nộp thông báo mẫu dấu
Tải mẫu hình ảnh → ký số → gửi hồ sơ.
Bước 5 — Nhận xác nhận
Trong 1 ngày làm việc.
Thay đổi, thu hồi hoặc hủy con dấu
Doanh nghiệp phải thực hiện khi:
-
Thay đổi tên doanh nghiệp
-
Thay đổi loại hình
-
Thay đổi mã số thuế
-
Làm mất, hỏng dấu
-
Muốn thiết kế mẫu dấu mới
Mức xử phạt khi vi phạm quy định về con dấu 2026
-
Phạt 3–5 triệu: Không thông báo mẫu dấu
-
Phạt 10–20 triệu: Sử dụng dấu chưa thông báo
-
Phạt 20–40 triệu: Làm giả hoặc sử dụng trái phép
-
Phạt nặng hơn nếu gây thiệt hại đến giao dịch
FAQ: Câu hỏi thường gặp
❓ Doanh nghiệp có phải dùng dấu tròn không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp tự chọn mẫu dấu.
👉 Xem thêm: Thay đổi tên công ty – Thủ tục 2026
❓ Mất dấu doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp thông báo và đăng ký mẫu dấu mới.
❓ Dấu điện tử có giá trị pháp lý như dấu truyền thống không?
Có – theo Luật Giao dịch điện tử mới.
❓ Có phải thông báo từng con dấu không?
Có. Mỗi mẫu dấu sử dụng phải được thông báo.
Quy định mới về con dấu doanh nghiệp năm 2026 tạo sự linh hoạt nhưng cũng yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình quản lý chặt chẽ hơn. Việc nắm rõ các quy định này giúp tránh sai sót và bảo vệ an toàn pháp lý trong giao dịch.
👉 Cần hỗ trợ khắc dấu – thông báo mẫu dấu – thay đổi dấu doanh nghiệp?
Tường An Law sẵn sàng đồng hành!
📞0856.52.0000
